يُعد اتباع أساسيات المحاسبة المالية من أبرز المهارات التي يحتاج إليها كلّ شخص معني بالأعمال التجارية، بغض النظر عن كونه محاسبًا أم لا. لذلك سنتحدث في هذا المقال عن معنى المعاملات والمحاسبة المالية، والخطوات الأساسية لتسجيل المعلومات المالية المختلفة التي تتضمن إصدار الفواتير وتسديدها. 

ما هي المعاملات المالية؟ 

تُعرف المعاملة المالية أنها إجراء تجاري يؤثر على حركة النقود، كأن تبيع البضائع إلى العميل المستهلك أو تشتري المواد الأولية من المورد. وبذلك تساهم المعاملة المالية في تسجيل المعلومات المالية المشاركة في هذا الحدث، وهو حدث البيع أو الشراء في المثال السابق. تأخذ المعاملات المالية أشكالًا مختلفة في السجلات المحاسبية، يمكن تلخيص أبرزها في النقاط التالية: 

•  تحمّل الديون من المقرض.
•  استلام تقرير المصروفات من الموظف.
•  استلام فاتورة من المورد.
•  بيع البضائع للعميل.
•  تحويل ضرائب المبيعات إلى الحكومة.
•  دفع الأجور للموظفين.
•  تحويل الضرائب على الرواتب إلى الحكومة.

مفهوم الحسابات في المحاسبة المالية 

إذا أردنا أن نعرف ما هو السجل الذي تُحفظ فيه بيانات المعلومات والمعاملات المالية، سنشير إلى الحساب. إذ يمثل الحساب سجل منفصل ومفصل عن عنصر معين، مثل نفقات اللوازم المكتبية أو الحسابات المدينة أو الحسابات مستحقة الدفع. كما تأخذ الحسابات عدة أشكال شائعة أبرزها: 

• الحساب النقدي: يمثل الرصيد النقدي الحالي الذي تحتفظ به الشركة، عادةً في حسابات التحقق أو حسابات التوفير.
•  الحسابات المستحقة: وهي المبيعات بالأجل، والتي يجب على العملاء دفع ثمنها في وقت لاحق.
•  الجرد: يُقصد بها العناصر المحتفظ بها في المخزون لبيعها في نهاية المطاف للعملاء.
•  الأصول الثابتة: تمثّل أصولًا أكثر تكلفة تخطط الشركة لاستخدامها لعدة سنوات.
•  الحسابات القابلة للدفع: هي الالتزامات المستحقة للموردين والتي لم يتم سدادها بعد.
•  النفقات المستحقة: هي الالتزامات التي لم يتم إصدار فواتير لها بعد، ولكن يتعين في النهاية دفعها.
•  حسابات الدَين: يمثّل النقد الذي تم إقراضه للشركة من قبل طرف آخر.
•  العدالة: هي حصة الملكية في الشركة أي أنها رأس المال التأسيسي وأي أرباح لاحقة تم الاحتفاظ بها في الشركة.
• حسابات الربح: أو يمكن تسميتها المبيعات التي تتم للعملاء (سواء بالائتمان أو نقدًا).
•  تكلفة البضاعة المباعة: هي تكلفة البضائع أو الخدمات المباعة للعملاء.
•  المصروفات الإدارية: هي مجموعة متنوعة من النفقات المطلوبة لإدارة الأعمال، مثل الرواتب والإيجار والمرافق واللوازم المكتبية.
•  ضرائب الدخل: هي الضرائب المدفوعة للحكومة على أي أرباح تحققها الشركة.

طرق إدخال بيانات المعاملات 

بعد أن تعرفنا على مفهومي المعاملات والحسابات، وتطرقنا إلى معرفة أنواع كل منهما. سنعرض بالتفصيل طرق إدخال بيانات المعاملات بصورة صحيحة: 

إدخالات الوحدة البرمجية Software Module Entries

تتوفر اليوم مجموعة من النماذج المحاسبية في الإنترنت، تساعد على تسهيل عملية تعبئة البيانات المالية. مثل نماذج إنشاء عميل أو فاتورة أو تسجيل فاتورة المورد. 

 إدخالات دفتر اليومية Journal Entries

نموذج دفتر اليومية من أكثر النماذج التي تُستخدم في تنظيم المعاملات والحسابات المالية، سواء كنّا نتحدث عن النماذج الإلكترونية المتوفرة أو التي يمكن إنشائها يدويًا. ومن المعروف أن يؤثر إدخال دفتر اليومية على حسابين على الأقل، إلى جانب تسجيل إدخال الخصم مقابل حساب واحد وإدخال الائتمان مقابل الحساب الآخر. وفي نهاية الأمر من الضروري أن يساوي مبلغ إجمالي الديون مبلغ الاعتمادات بالعملة ذاتها. 

دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام هو أبرز أهم المعاملات المالية. إذ يضم المجموعة الرئيسية لجميع الحسابات التجارية، التي أُدخلت في الحسابات باستخدام دفتر اليومية أو إدخالات وحدة البرنامج. ولذلك يمثل دفتر الأستاذ المرجع الرئيسي لمختلف المعلومات المحاسبية المالية التفصيلية، التي تتعلق بالأعمال التجارية. 

من ناحية أخرى، توفر معظم برامج المحاسبة عددًا من التقارير التي تحلل المعلومات المالية. ما يعني تشكيل صورة واسعة حول وضع الأعمال تقارير الحسابات القديمة المستحقة القبض والحسابات القديمة المستحقة الدفع والتي تكون مفيدة لتحديد القائمة الحالية للحسابات المستحقة القبض غير المحصلة، إلى جانب الحسابات المستحقة الدفع غير المدفوعة على التوالي.

البيانات المالية

تتوفر أنواع مختلفة من البيانات المالية التي تُستخدم باستمرار، التي تؤخذ عادةً من دفتر الأستاذ العام. فإلى جانب بيان الأرباح المحتجزة وعدد كبير من البيانات الأخرى، نعرض فيما يلي أشهر البيانات المالية وأكثرها شيوعًا: 

 الميزانية العمومية 

 تُظهر الميزانية العمومية الأصول والالتزامات وحقوق الملكية للشركة اعتبارًا من تاريخ التقرير، الذي يوضح الوضع المالي للشركة اعتبارًا من اليوم الأخير من فترة التقرير. وبالتالي يمكن استخلاص مجموعة منوعة من النسب المالية بناءً على المعلومات الواردة في التقرير، ما يوفر نظرة شاملة على الهيكل المالي وطبيعة سير الأعمال. 

 قوائم الدخل

تُبين قوائم الدخل الإيرادات والمصروفات والأرباح أو الخسائر للشركة خلال فترة زمنية محددة. وبذلك يمكن معرفة كفاءة المنظمة، ومدى تحكمها في تكاليفها الإدارية. إلى جانب مدى قدرة المنظمة على تنظيم التقارير المالية، لتقديم نتائج تساعد في اكتشاف خطوط الاتجاه في المبيعات والنفقات. ومن ثم اتخاذ إجراءات إدارية تساعد على تحسين الوضع المالي للمنظمة. 

 بيان التدفقات النقدية 

يمكن من خلال بيان التدفقات النقدية معرفة الأموال الداخلة والخارجة خلال فترة زمنية محددة. يوضح هذا البيان معلومات هامة تأتي بمثابة التقرير المفصل، لفهم صحة التدفق النقدي للشركة خاصةً في حالة عمل الشركة برأس مال قليل. 

الخلاصة، تتضمن المحاسبة المالية مختلف المعاملات التجارية في الحسابات. التي يتم ترتيبها عادةً في دفتر الأستاذ العام، الذي يُستخدم لإنشاء البيانات المالية المختلفة. 

 تُرجم بتصرف من مقال (https://www.accountingtools.com/articles/financial-accounting-basics) لصالح أكاديمية نمو ج